Tìm hiểu truy vấn dữ liệu trong Access

3/18/2020

Sử dụng truy vấn – queries để trả lời các câu hỏi về dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng; tạo hàng loạt cập Nhật hoặc xóa bỏ thông tin từ cơ sở dữ liệu.

Truy vấn là gì?

Trong Access, truy vấn giống như câu hỏi mà bạn yêu cầu để tìm thông tin liên quan, thậm chí rất cụ thể, trong cơ sở dữ liệu của bạn.

Trong truy vấn, bạn có thể sử dụng dữ liệu từ một bảng hoặc nhiều bảng.

Trong Access, truy vấn là một đối tượng cơ sở dữ liệu. Nó không lưu trữ dữ liệu. Thay vào đó, nó sẽ hiển thị dữ liệu được lưu trữ trong các bảng và nó làm cho dữ liệu đó sẵn dùng cho bạn làm việc. Một truy vấn có thể hiển thị dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, từ truy vấn khác hoặc từ một tổ hợp hai. Ví dụ:

• Dạng xem dữ liệu với một truy vấn chọn. Tìm và xem thông tin từ một hoặc nhiều bảng bằng cách xác định tiêu chí dữ liệu phải đáp ứng và giá trị nào để hiển thị. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu để xem tất cả sản phẩm được tạo bởi Tailspin Toys.
• Nhập tiêu chí và tìm kiếm ngay tại đó. Tạo truy vấn có thể dùng lại luôn yêu cầu bạn nhập tiêu chí tìm kiếm. Ví dụ, bạn có thể tạo một truy vấn yêu cầu người dùng cho tên của nhà cung cấp để tìm kiếm và sau đó hiển thị tất cả các sản phẩm mua từ nhà cung cấp đó.
• Cập Nhật hoặc thêm dữ liệu dựa trên truy vấn. Truy vấn cho dữ liệu và sau đó sử dụng các kết quả để tự động nhập hoặc cập nhật thông tin. Ví dụ, nếu Tailspin Toys đã thêm "TT" vào đầu tên của tất cả các sản phẩm của mình, tìm kiếm tất cả các sản phẩm của công ty và sau đó Cập Nhật tên sản phẩm sao cho mỗi mục bắt đầu bằng "TT" — tất cả thông qua một truy vấn Cập Nhật.
• Xóa bỏ dữ liệu dựa trên truy vấn. Tìm thông tin hoặc bản ghi và sau đó xóa chúng. Ví dụ, nếu Tailspin Toys giải thể và sản phẩm của công ty không còn sẵn dùng cho bán, tìm tất cả các sản phẩm của họ và tự động xóa bỏ chúng khỏi bảng liên quan.

Sử dụng Query Wizard để tạo một truy vấn chọn Hiển thị thông tin trong dạng xem Datasheet.

Lưu ý: Một số yếu tố thiết kế không sẵn dùng khi bạn sử dụng Query Wizard. Nếu bạn cần sửa đổi truy vấn trong dạng xem Datasheet sau khi tạo nó.

Lưu ý: Trước khi bạn tạo một truy vấn, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập relationships giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu của bạn, vì chúng được sử dụng khi truy vấn dữ liệu của bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tạo quan hệ (relationship) giữa các bảng.

Tạo truy vấn

1. Chọn Create > Query Wizard.
2. Chọn Simple Query Wizard > OK.
3. Chọn bảng hoặc truy vấn có chứa trường, và sau đó thêm trường vào danh sách Selected Fields. Khi bạn hoàn tất, hãy chọn Next.

Bạn có thể thêm bất kỳ trường nào từ các bảng mà bạn muốn.

Nếu bạn thêm một trường số

Nếu bạn thêm bất kỳ trường số, trình hướng dẫn hỏi liệu bạn muốn truy vấn để quay lại chi tiết hoặc tóm tắt dữ liệu. Thực hiện một trong các thao tác sau:

• • Nếu bạn muốn xem bản ghi riêng lẻ, hãy chọn Details >  Next. Làm theo hướng dẫn chuyển sang bước 4.
  • Nếu bạn muốn xem tóm tắt dữ liệu số, chẳng hạn như giá trị trung bình, chọn Summary > Summary Options. Xác định trường nào bạn muốn tóm tắt và làm thế nào bạn muốn tóm tắt dữ liệu. Chỉ trường số được liệt kê. Đối với mỗi trường số, hãy chọn một hàm:
    • Tính tổng truy vấn trả về tổng của tất cả các giá trị của trường.
    • Trung bình truy vấn trả về giá trị trung bình của các giá trị của trường.
    • Hàm min truy vấn trả về giá trị nhỏ nhất của trường.
    • Hàm Max truy vấn trả về giá trị lớn nhất của trường.
  • Nếu bạn muốn kết quả truy vấn để bao gồm một số lượng các bản ghi trong nguồn dữ liệu, hãy chọn Count records in table name cho bảng đó.

Nếu bạn thêm một trường ngày/thời gian

Trình hướng dẫn truy vấn yêu cầu bạn bạn muốn nhóm các giá trị ngày như thế nào. Ví dụ, giả sử bạn thêm một trường số, chẳng hạn như giá và trường ngày/giờ, thời gian giao dịch, vào truy vấn và sau đó xác định trong hộp thoại Summary Options mà bạn muốn để xem giá trị trung bình của trường giá. Vì bạn bao gồm trường ngày/giờ, bạn có thể tính toán giá trị tóm tắt cho mỗi ngày duy nhất và giá trị thời gian, cho mỗi ngày, tháng, quý, hoặc năm.

Chọn khoảng thời gian mà bạn muốn dùng để nhóm các giá trị ngày và giờ, sau đó chọn Next.

Lưu ý: Trong Design View, bạn có các tùy chọn khác cho nhóm các giá trị ngày và thời gian.

4. Đặt tiêu đề cho truy vấn.
5. Xác định kiểu xem bạn muốn mở truy vấn: Datasheet View hoặc Design View. Sau đó, chọn Finish.