Kiểm soát việc xử lý tệp và thư mục trong Power Automate for Desktop

7/26/2022

Thao tác với tệp và thư mục là một phần cơ bản của hầu hết các quy trình kinh doanh. Power Automate for desktop cung cấp các hành động tệp và thư mục để giúp hoàn thành tác vụ này.

Trong mô-đun này, bạn sẽ:

• Tìm hiểu cách tạo quy trình quản lý tệp và thư mục.
• Tìm hiểu cách quản lý thuộc tính của nhiều tệp và thư mục.

Điều kiện tiên quyết

• Hiểu biết cơ bản về cách sử dụng Power Automate for desktop và trình thiết kế quy trình cũng như quen thuộc với việc quản lý tệp, thư mục và đường dẫn.

Hành động Thư mục - Folder actions

Để truy xuất đường dẫn của các thư mục thường được sử dụng, các đường dẫn này khác nhau giữa những người dùng và máy tính khác nhau, hãy sử dụng hành động Get special folder. Tại Special folder name, chọn thư mục để truy xuất và đường dẫn của nó sẽ được hiển thị bên dưới. Hành động lưu trữ đường dẫn có thể thay đổi được để sử dụng với các hành động xử lý tệp và thư mục khác.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy nhiều ví dụ về các thư mục đặc biệt có đường dẫn có thể được truy xuất.

Tạo thư mục mới với hành động Tạo thư mục (Create folder). Chỉ định thư mục mà bạn muốn tạo thư mục và tên của thư mục mới. Ví dụ: hành động Tạo thư mục có thể tham chiếu đầu ra của hành động Get special folder.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy rằng thư mục đặc biệt đã truy xuất trước đó được sử dụng làm thư mục cho thư mục mới, thư mục này sẽ được đặt tên là Tệp (Files).

Đầu ra của hành động này là một Thư mục kiểu biến (có thể thay đổi) và chứa các thuộc tính được hiển thị trong bảng sau.

	Property		Variable Type
	.Creation Time		Datetime
	.Exists		Boolean value
	.Full Name		Text value
	.Is Empty		Boolean value
	.Is Hidden		Boolean value
	.Last Modified		Datetime
	.Name		Text value
	.Root Path		Folder
	.Files Count		Numeric value
	.Folders Count		Numeric value
	.Parent		Folder

Để sao chép một thư mục vào một thư mục khác, hãy sử dụng hành động Sao chép thư mục (Copy Folder). Hành động này yêu cầu bạn điền vào các trường Thư mục để sao chép (Folder to copy)  và Thư mục đích (Destination folder). Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau, thông tin trong các trường này có thể được cung cấp dưới dạng đường dẫn hoặc dưới dạng các biến loại thư mục.

Nếu thư mục đã tồn tại có cùng tên với thư mục mà bạn muốn sao chép vào trường Thư mục đích, hãy sử dụng trình đơn thả xuống Nếu thư mục tồn tại (If folder exists) để đặt tùy chọn này thành Ghi đè (Overwrite) để ghi đè lên thư mục trong đích hoặc bạn có thể đặt nó Không làm gì (Do nothing).

Tương tự, bạn có thể sao chép một thư mục đến một điểm đến mới bằng hành động Di chuyển thư mục (Move folder). Lưu ý rằng khi bạn di chuyển thay vì sao chép một thư mục, nó sẽ bị xóa khỏi vị trí ban đầu. Thư mục cần di chuyển và thư mục đích là những đầu vào bắt buộc.

 

Để đổi tên một thư mục, hãy sử dụng hành động Đổi tên thư mục (Rename folder), sau đó chỉ định một thư mục để đổi tên và đặt tên mới.

Xóa các thư mục bằng cách sử dụng hành động Xóa thư mục (Delete folder). Ngược lại, nếu bạn chỉ muốn xóa nội dung của thư mục thay vì thư mục thực, hãy sử dụng hành động Thư mục trống (Empty folder). Chỉ định thư mục theo đường dẫn hoặc biến tệp.

Để nhận danh sách nội dung của thư mục, hãy sử dụng hành động Nhận thư mục con trong thư mục (Get subfolders in folder). Hành động này sẽ truy xuất danh sách các thư mục bên trong thư mục (cha) được chỉ định và sẽ cung cấp dưới dạng danh sách các thư mục đầu ra. Ngoài ra, để lọc đầu ra theo tên thư mục, hãy định cấu hình bộ lọc Thư mục (Folder filter). Bao gồm các lớp thư mục con bổ sung bằng cách chọn check box Bao gồm các thư mục con (Include subfolders).

Đặt hành động thành không thành công nếu quyền truy cập bị từ chối đối với bất kỳ thư mục con nào hoặc bạn có thể sắp xếp đầu ra tuần tự theo ba trường trong phần Nâng cao. Chọn check box Giảm dần (Descending) sẽ sắp xếp đầu ra theo trường đã chọn theo thứ tự giảm dần, trái ngược với thứ tự tăng dần nếu check box bị xóa.

Hoạt động của tệp - File actions

Làm việc với tệp tương tự như làm việc với thư mục. Hoạt động của tệp và thư mục tương tự nhau và các hành động liên quan đến tệp yêu cầu tệp hoặc thư mục phải được chỉ định bằng cách cung cấp đường dẫn của nó.

Để nhận danh sách tất cả các tệp trong một thư mục được chỉ định, bạn có thể sử dụng hành động Nhận tệp trong thư mục (Get files in folder). Hành động này hoạt động tương tự như hành động Nhận thư mục con trong thư mục (Get subfolders in folder). Đường dẫn của thư mục là đầu vào bắt buộc và bạn có thể chỉ định nó như một biến.

Theo tùy chọn, bạn có thể lọc tệp bằng cách sử dụng hành động Lọc tệp (File filter). Thêm từ khóa, cùng với ký tự đại diện dấu hoa thị (*) và phân tách nhiều cụm từ bằng dấu chấm phẩy (;). Bạn có thể xem trong các thư mục con bằng cách chọn hành động Bao gồm các thư mục con (Include subfolders).

Tương tự như hành động Nhận thư mục con trong thư mục (Get subfolders in folder), bạn có thể sắp xếp đầu ra và đặt hành động thành Không thành công khi bị từ chối truy cập (Fail upon denied access to any subfolder) vào bất kỳ thư mục con nào trong phần Nâng cao (Advanced).

Để sao chép hoặc di chuyển tệp, hãy sử dụng các hành động Sao chép (các) tệp và Di chuyển (các) tệp, tương ứng. Những hành động này được thực hiện dưới dạng đầu vào một tệp hoặc danh sách tệp và thư mục đích. Đặt Nếu tệp tồn tại thành Ghi đè hoặc Không làm gì.

Để xóa tệp, hãy sử dụng hành động Xóa (các) tệp, hành động này yêu cầu tệp hoặc danh sách tệp làm đầu vào.

Đổi tên tệp hàng loạt cho mục đích nhóm hoặc tổ chức để đảm bảo rằng chúng tuân thủ chính xác quy ước đặt tên nhất định bằng cách sử dụng hành động Đổi tên tệp. Hành động này có nhiều cách khác nhau để thay đổi động tên tệp. Như với các hành động trước, đầu vào bắt buộc là một tệp hoặc danh sách các tệp. Các yêu cầu bổ sung phụ thuộc vào tùy chọn được chọn trong trình đơn thả xuống Đổi tên lược đồ.

Ví dụ: tùy chọn Đặt tên mới yêu cầu một tên mới với tùy chọn xóa phần mở rộng. Tùy chọn Thay thế văn bản yêu cầu văn bản bạn muốn thay thế và văn bản để thay thế nó.

Việc thay đổi tiện ích mở rộng yêu cầu bạn chỉ định tiện ích mở rộng mới. Nếu tệp có tên mới mà bạn đã chỉ định tồn tại, bạn có thể chọn ghi đè tệp đó hoặc không thực hiện bất kỳ hành động nào.

Sử dụng hành động Viết văn bản vào tệp để thêm văn bản vào tệp hoặc để tạo tệp mới với văn bản được chỉ định. Hành động này yêu cầu đường dẫn cho tệp văn bản và văn bản để nối thêm. Bạn cũng có thể chọn để thêm một dòng mới vào cuối văn bản đã viết. Nếu tệp tồn tại, bạn có thể chọn ghi đè nội dung hiện có hoặc thêm nội dung đó vào tệp.

Để đọc dữ liệu từ tệp bảng tính có giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (.csv), hãy sử dụng hành động Đọc từ tệp CSV. Hành động yêu cầu đường dẫn đến tệp .csv và mã hóa của tệp. Đầu ra là một biến kiểu DataTable với nội dung của tệp .csv.

Phần Nâng cao bao gồm nhiều tùy chọn để xử lý dữ liệu trong tệp .csv. Cắt (trim) (loại bỏ khoảng trắng từ đầu và cuối) giá trị trong mỗi ô để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và loại bỏ dư thừa. Nếu hộp kiểm Dòng đầu tiên chứa tên cột được chọn, dòng đầu tiên sẽ không được lưu trữ trong biến đầu ra. Ngoài ra, bạn có thể thay đổi dấu phân cách cột nếu một ký hiệu khác được sử dụng trong tệp.

Ghi bất kỳ biến loại DataRow hoặc DataTable nào vào tệp .csv bằng hành động Ghi vào tệp CSV. Việc chỉ định đường dẫn của tệp và biến để ghi là các đầu vào bắt buộc.

Bạn có thể chỉ định xem hàng dữ liệu đầu tiên có bao gồm tên cột và không được ghi vào tệp. Nếu tệp có cùng tên tồn tại, hãy chọn ghi đè hoặc nối thêm dữ liệu, sau đó đặt dấu phân tách cột. Các cài đặt này có thể được tìm thấy trong phần Nâng cao.

Hành động Get filepath part yêu cầu một đường dẫn tệp làm đầu vào và chia nó thành nhiều thành phần, tất cả đều được lưu trữ dưới dạng biến.

 

Nguồn: https://docs.microsoft.com