5 hàm Excel giúp giảm độ phức tạp của mọi bảng tính

3/9/2026

Hãy tưởng tượng bạn chỉ được chọn 5 hàm Excel để giải quyết hầu hết các vấn đề trong bảng tính. Bạn sẽ chọn những hàm nào?

Dưới đây là 5 hàm Excel có khả năng thay thế cho một số lượng lớn các hàm nhỏ và mang tính chuyên biệt. Những hàm này tập trung vào các tác vụ phổ biến trong Excel như tra cứu dữ liệu (lookup), kiểm tra logic (logical tests), thống kê (statistics), lập báo cáo (reporting), định dạng dữ liệu (formatting) và làm sạch dữ liệu (data cleanup).

 Tải file ví dụ 

5 Excel Functions – BEGIN – Excel Campus.xlsx

5 Excel Functions – FINAL – Excel Campus.xlsx

1. Hàm FILTER

Hàm FILTER được xem là công cụ mạnh mẽ để lọc và truy xuất dữ liệu. Hàm này trả về các dòng hoặc giá trị phù hợp với điều kiện được thiết lập.

Vì sao lại chọn hàm FILTER?

• Có thể trả về tất cả kết quả phù hợp, không chỉ kết quả đầu tiên.
• Hỗ trợ nhiều điều kiện lọc với biểu thức đơn giản.
• Kết quả tự động mở rộng (dynamic spill) và cập nhật theo dữ liệu.
• Công thức ngắn gọn và dễ đọc hơn so với nhiều trường hợp dùng XLOOKUP hoặc VLOOKUP.
• Chỉ cần hai tham số chính: vùng dữ liệu trả về và điều kiện lọc.

Ví dụ: 

=FILTER(I5:J20,G5:G20=B10)

Những trường hợp sử dụng phổ biến

Hàm FILTER có thể thay thế nhiều hàm khác trong các tình huống thường gặp:

1. Tra cứu nhiều dòng dữ liệu: Ví dụ: Tìm tất cả các giao dịch của một khách hàng và trả về nhiều cột dữ liệu. Trong trường hợp có dữ liệu trùng lặp, FILTER sẽ hiệu quả hơn XLOOKUP.
2. Áp dụng logic theo cấp độ: Ví dụ: Xác định mức thưởng tương ứng với doanh số bằng cách kiểm tra khoảng giá trị tối thiểu và tối đa.
3. Kết hợp với các hàm khác: Hàm FILTER có thể kết hợp với nhiều hàm khác để tạo báo cáo động hoặc bảng dữ liệu trích xuất tự động.

Hàm FILTER trong Logical Tests

Hàm FILTER cũng có thể được sử dụng thay cho các hàm logic như IF hoặc IFS. Thậm chí, nó còn xử lý được các điều kiện AND và OR với nhiều điều kiện.

Ví dụ, điều kiện dưới đây kiểm tra xem doanh số bán hàng có nằm trong khoảng tối thiểu và tối đa hay không, sau đó trả về mức thưởng tương ứng:

(SalesAmount>=MinRange)*(SalesAmount<=MaxRange)

Tóm lại, FILTER là một hàm cực kỳ linh hoạt và được xem là công cụ quan trọng mà mọi người dùng Excel nên biết và sử dụng trong quá trình làm việc với dữ liệu.

2. Hàm AGGREGATE

AGGREGATE là hàm được lựa chọn để xử lý các phép tính thống kê trong Excel. Hàm này có thể thực hiện nhiều phép tính khác nhau như tính tổng, trung bình, đếm số lượng và nhiều phép tính khác, đồng thời cung cấp các tùy chọn giúp bỏ qua các dòng bị ẩn hoặc các giá trị lỗi.

Vì sao lại chọn hàm AGGREGATE?

Hàm AGGREGATE xứng đáng có mặt trong danh sách này vì một số lý do sau:

• Hỗ trợ nhiều phép tính khác nhau thông qua tham số số hiệu hàm (function number).
• Có khả năng bỏ qua các dòng bị ẩn, các lỗi hoặc kết quả của các hàm tổng hợp lồng nhau như subtotal hay aggregate khác.
• Hoạt động hiệu quả khi sử dụng trong bảng dữ liệu (tables) hoặc các chế độ lọc (filtered views).

Cách hàm AGGREGATE hoạt động

Hàm AGGREGATE hoạt động dựa trên ba thành phần chính:

1. Số hiệu hàm: xác định loại phép tính cần thực hiện.
2. Số hiệu tùy chọn: xác định những gì cần bỏ qua (ví dụ: dòng ẩn, lỗi hoặc các hàm lồng).
3. Vùng dữ liệu hoặc mảng: phạm vi dữ liệu được dùng để tính toán.

Nhờ tham số tùy chọn này, người dùng có thể quyết định bỏ qua dòng ẩn, giá trị lỗi hoặc các kết quả tổng hợp lồng nhau khi thực hiện phép tính.

Khi nào nên sử dụng hàm AGGREGATE

Hàm AGGREGATE đặc biệt hữu ích trong các trường hợp:

• Khi cần thực hiện các phép tính tuân theo bộ lọc và các dòng bị ẩn trong bảng tính.
• Khi bảng tính có các dòng subtotal, và người dùng cần tránh việc tính trùng dữ liệu.
• Khi muốn dùng một công thức duy nhất để thay thế nhiều hàm khác nhau như SUM, AVERAGE, COUNT, SMALL hoặc LARGE.

Hạn chế

Hàm AGGREGATE đôi khi có thể trở nên khá “nặng” hoặc phức tạp nếu người dùng chỉ cần thực hiện những phép tính đơn giản như tính tổng hoặc đếm số lượng.

3. Hàm PIVOTBY

Hàm PIVOTBY giúp tạo bảng tổng hợp giống PivotTable nhưng dùng công thức thay vì công cụ PivotTable. Hàm sẽ tự động tạo danh sách các header của hàng và cột, rồi tính toán giá trị tổng hợp cho từng giao điểm giữa hàng và cột.

Vì sao lại chọn hàm PIVOTBY?

Hàm PIVOTBY xứng đáng nằm trong danh sách này vì những lý do sau:

• Có thể tạo bảng tổng hợp kiểu pivot bằng công thức, thay vì phải sử dụng công cụ PivotTable.
• Kết hợp chức năng của nhiều hàm như UNIQUE, SUMIFS và việc sắp xếp bố cục thủ công chỉ trong một lần gọi hàm.
• Hỗ trợ sắp xếp dữ liệu và tạo dòng tổng (total) với rất ít bước thiết lập.

Lợi ích trong thực tế

Hàm này đặc biệt hữu ích trong một số trường hợp:

• Có thể tạo nhanh bản thử nghiệm của một báo cáo mà không cần phải tạo đối tượng PivotTable.
• Phù hợp để sử dụng trong dashboard, nơi các công thức thường được ưu tiên hơn so với PivotTable.
• Hoạt động hiệu quả với dữ liệu động, đặc biệt khi cấu trúc dữ liệu thường xuyên thay đổi.

Khi nào nên dùng hàm PivotTable

Dù vậy, PivotTable vẫn là một công cụ mạnh mẽ và thân thiện với người dùng. Trong những trường hợp cần báo cáo phức tạp và có tính tương tác cao, PivotTable vẫn là lựa chọn tốt nhất.

Hàm PIVOTBY nên được sử dụng khi người dùng muốn kết quả dựa trên công thức hoặc cần kiểm soát dữ liệu trực tiếp bằng công thức trong worksheet.

4. Hàm TEXT

Hàm TEXT được dùng để chuyển đổi số hoặc ngày tháng thành chuỗi văn bản theo định dạng tùy chỉnh. Ngoài ra, hàm này còn khá linh hoạt khi cần nhóm dữ liệu theo tháng, tạo label hiển thị hoặc tạo chuỗi văn bản dùng trong dashboard.

Vì sao lại chọn hàm TEXT?

Hàm TEXT rất hữu ích vì:

• Có thể trích xuất thông tin từ ngày tháng như số tháng, tên tháng, thứ trong tuần hoặc năm thông qua các mã định dạng.
• Cho phép định dạng số để hiển thị theo dạng hàng triệu, hàng nghìn, tiền tệ hoặc các định dạng tùy chỉnh khác.
• Có thể tạo các label dễ đọc cho biểu đồ hoặc text box được liên kết với giá trị trong ô.

Ví dụ

Một số cách sử dụng phổ biến của hàm TEXT:

1. Trả về số tháng từ ngày: =TEXT(A2,"M")
2. Trả về tên tháng: =TEXT(A2,"mmmm")
3. Định dạng số theo đơn vị triệu: =TEXT(Sales,"#,##0,, ""M""")

Ngoài ra, người dùng có thể liên kết một Text Box với một ô trong Excel đã được định dạng bằng hàm TEXT. Khi giá trị trong ô thay đổi, nội dung hiển thị trong Text Box cũng sẽ tự động cập nhật, giúp việc tạo dashboard hoặc bảng theo dõi chỉ số (scorecard) trở nên thuận tiện hơn.

Mẹo sử dụng

Một vài lưu ý khi dùng hàm này:

• Nên lưu các mã định dạng trong một hàng tham chiếu để có thể tái sử dụng nhanh khi cần.
• Cần nhớ rằng hàm TEXT sẽ trả về dữ liệu dạng văn bản, vì vậy nếu cần chuyển lại thành số, có thể dùng hàm VALUE hoặc nhân với 1 để chuyển đổi.

5. Hàm REGEXEXTRACT

Hàm REGEXEXTRACT giúp tách ra phần dữ liệu bạn cần từ một đoạn văn bản bằng cách dùng một mẫu tìm kiếm (pattern). Khác với các hàm Excel thông thường phải dựa vào vị trí ký tự, hàm này tìm nội dung theo dạng mẫu có sẵn.

Vì sao lại chọn hàm REGEXEXTRACT?

Hàm REGEXEXTRACT rất mạnh mẽ vì:

• Có thể tách các thông tin như họ tên, tên công ty, mã bưu chính và nhiều dữ liệu khác từ chuỗi văn bản.
• Có khả năng loại bỏ khoảng trắng dư thừa ở cuối chuỗi và tìm các con số nằm trong những đoạn văn bản dài.
• Trong nhiều trường hợp, hàm này có thể thay thế vai trò của nhiều hàm xử lý văn bản khác như TEXTBEFORE, TEXTAFTER, TEXTSPLIT và TRIM.

Cách sử dụng REGEXEXTRACT

Để sử dụng hàm REGEXEXTRACT, người dùng có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Nhập công thức =REGEXEXTRACT(
2. Chọn ô chứa văn bản cần trích xuất dữ liệu.
3. Nhập mẫu biểu thức chính quy (regex pattern) trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu tới một ô chứa pattern.
4. Đóng ngoặc và nhấn Enter. Kết quả trả về sẽ là phần văn bản khớp với mẫu đã định nghĩa.

Ví dụ, nếu muốn lấy tên đầu tiên trong chuỗi họ và tên, người dùng có thể tạo một pattern để lấy tất cả ký tự đứng trước dấu cách đầu tiên. Nếu việc viết pattern regex cảm thấy khó khăn, vẫn có những cách đơn giản để bắt đầu.

Cách tạo pattern nhanh hơn

Một số cách giúp xây dựng regex dễ dàng hơn:

• Sử dụng trợ lý AI để tạo pattern regex từ mô tả ngắn về dữ liệu.
• Tạo thư viện các pattern thường dùng và lưu trong một bảng nhỏ để tái sử dụng.
• Kiểm tra pattern trên một số chuỗi dữ liệu mẫu để đảm bảo nó trích xuất đúng phần mong muốn.

Hàm regex có thể hơi khó làm quen lúc đầu, nhưng khi đã hiểu cách hoạt động, nó mang lại sự linh hoạt rất lớn khi xử lý dữ liệu văn bản phức tạp hoặc không đồng nhất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhờ AI hỗ trợ viết các pattern và đoạn mã regex, giúp việc sử dụng hàm này trở nên dễ dàng hơn.

Kết luận

Các hàm FILTER, AGGREGATE, PIVOTBY, TEXT và REGEXEXTRACT có thể xử lý hầu hết các nhu cầu phổ biến như tìm kiếm dữ liệu, tính toán thống kê, tạo báo cáo, định dạng và làm sạch dữ liệu.

Tất nhiên, những hàm này không phải lúc nào cũng phù hợp cho mọi trường hợp đặc biệt. Tuy nhiên, khi kết hợp với nhau, chúng có thể thay thế nhiều hàm chuyên biệt khác và giúp bảng tính trở nên đơn giản hơn.

Nếu nắm vững 5 hàm này, người dùng sẽ có một nền tảng rất vững chắc để xử lý hầu hết các công việc với bảng tính hằng ngày.

 

Nguồn: excelcampus.com