Làm việc thông minh cùng Copilot Excel với 17 ví dụ thực tiễn

8/22/2025

Hàm COPILOT trong Excel đưa trí tuệ nhân tạo (AI) trực tiếp vào các công thức. Trong bài viết này, 17 cách ứng dụng thực tế sẽ giúp bạn tìm hiểu cách hàm COPILOT trong Excel có thể tự động hoá việc làm sạch dữ liệu, lập kế hoạch, và phân tích thường ngày.

Video hướng dẫn Tải file ví dụ Vì sao nên dùng hàm COPILOT trong Excel? #1 Phân tích văn bản: Trích xuất mục từ danh sách lộn xộn #2 Trả về nhiều cột: Định dạng kết quả thành các cột dữ liệu #3 Lập kế hoạch cho bữa tiệc Potluck: Cân bằng gợi ý hợp lý #4 Lập kế hoạch bữa ăn: Nấu từ những nguyên liệu mà bạn có #5 Tách tên: Xử lý các định dạng phức tạp #6 Lập kế hoạch du lịch: Tạo lịch trình từ điểm đến và sở thích #7 Phân loại sao kê ngân hàng: Tự động hoá việc gán chi phí #8 Phân tích cảm xúc: Chấm điểm đánh giá sản phẩm #9 Lập sơ đồ chỗ ngồi: Sắp xếp bàn dựa trên sở thích #10 Chuẩn hoá ngày tháng: Đồng bộ nhiều định dạng khác nhau #11 Chuẩn hoá tên công ty: Làm sạch các biến thể thương hiệu #12 Trích xuất chi tiết đơn hàng: Phân tích các chuỗi đơn phức tạp #13 Phân loại sự cố hỗ trợ: Gán phiếu vào chủ đề #14 Bản sao ngữ nghĩa: Chuẩn hoá các biến thể sản phẩm #15 Rút gọn chức danh công việc #16 Làm sạch địa chỉ: Chuẩn hoá theo USPS hoặc định dạng địa phương #17 Email tuỳ chỉnh: Gợi ý sản phẩm và soạn thảo nội dung tiếp cận Nguyên tắc khi sử dụng hàm Copilot Hạn chế và lưu ý Lời kết

 

Video hướng dẫn

Tải file ví dụ

Tải file ví dụ

COPILOT-Function-Examples.xlsx

Vì sao nên dùng hàm COPILOT trong Excel?

Vì sao nên dùng hàm COPILOT trong Excel?

Hàm COPILOT trong Excel cho phép bạn gọi trực tiếp một mô hình ngôn ngữ lớn (ChatGPT) ngay từ một ô tính. Bạn có thể đưa vào các phạm vi dữ liệu làm ngữ cảnh, đưa ra những chỉ dẫn đơn giản, và nhận lại kết quả được sắp xếp có cấu trúc. Kết quả đó có thể là một giá trị duy nhất hoặc một dải giá trị trải rộng ra nhiều ô.

Điều này biến những công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian thành vài prompt đơn giản. COPILOT đặc biệt mạnh mẽ khi xử lý dữ liệu lộn xộn. Ngoài ra, nó còn hữu ích cho những công việc mang tính sáng tạo, chẳng hạn như lập kế hoạch bữa ăn hoặc thiết kế lịch trình du lịch.

#1 Phân tích văn bản: Trích xuất mục từ danh sách lộn xộn

#1 Phân tích văn bản: Trích xuất mục từ danh sách lộn xộn

Hàm COPILOT rất hiệu quả trong việc trích xuất các mục được ngăn cách bởi các ký tự không đồng nhất.

Cách thực hiện:

1. Gõ hàm: =COPILOT(
2. Nhập prompt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: "please extract only the items from the following data and create a comma-separated list for each row."

(Hãy trích xuất các mục từ dữ liệu sau và tạo một danh sách phân tách bằng dấu phẩy cho từng hàng.)

3. Thêm dấu phẩy, rồi tham chiếu đến phạm vi chứa đoạn văn bản lộn xộn.
4. Đóng công thức và nhấn Enter.

Khi bạn tham chiếu cả một phạm vi, COPILOT sẽ trả về một dải giá trị (spill range). Điều này giúp tối ưu hơn vì vừa giảm số lần sử dụng AI, vừa đảm bảo bạn không vượt quá giới hạn sử dụng của hàm COPILOT trong Excel.

#2 Trả về nhiều cột: Định dạng kết quả thành các cột dữ liệu

#2 Trả về nhiều cột: Định dạng kết quả thành các cột dữ liệu

Hàm COPILOT cũng có thể trả về nhiều cột dữ liệu. Bạn chỉ cần điều chỉnh prompt để yêu cầu tách dữ liệu thành các cột riêng biệt.

Mẹo khi viết prompt:

• Yêu cầu COPILOT: “parse the following data.”, [data range], “into the following columns”, [header row].

(“hãy phân tích dữ liệu sau”, [phạm vi dữ liệu], “thành các cột sau đây”, [hàng tiêu đề])

• Thêm phạm vi chứa tiêu đề cột làm ngữ cảnh thứ hai để hướng dẫn cách đặt tên cột.
• Tham chiếu đến toàn bộ phạm vi dữ liệu đầu vào để nhận được một bảng tràn (spill table) đầy đủ.

Bạn có thể biến các danh sách lộn xộn thành bộ dữ liệu có cấu trúc. Điều này giúp bạn tránh phải dùng các công thức lồng nhau dài dòng và giảm bớt thao tác dọn dẹp thủ công.

#3 Lập kế hoạch cho bữa tiệc Potluck: Cân bằng gợi ý hợp lý

#3 Lập kế hoạch cho bữa tiệc Potluck: Cân bằng gợi ý hợp lý

Potluck (bữa tiệc mà mỗi người sẽ mang đến một món ăn) là một ví dụ thú vị. Ví dụ này cho thấy AI có thể cân bằng các nhóm món ăn và đề xuất những gợi ý như thế nào. Với COPILOT trong Excel, bạn có thể phân loại các món đã đăng ký và gợi ý thêm các món.

Cách thực hiện:

1. Chuẩn bị một bảng đăng ký với danh sách các món mà mọi người dự định mang đến.
2. Dùng COPILOT để phân loại các món hiện có vào các nhóm như Khai vị, Món chính, Tráng miệng.
3. Dùng COPILOT một lần nữa để gợi ý các món cho những ô còn trống dựa trên sự đa dạng hiện có.

Hàm COPILOT sẽ tự động tính toán lại khi bạn chỉnh sửa các ô tham chiếu. Nghĩa là gợi ý cũng sẽ được cập nhật khi mọi người thay đổi món của mình.

Ngoài ra, ta có thể tham chiếu đến các Spill Range do COPILOT tạo ra trong các công thức khác. Ví dụ trong tình huống này, hàm GROUPBY được sử dụng để tạo nhanh một báo cáo tóm tắt, đếm số lượng món ăn theo từng loại.

#4 Lập kế hoạch bữa ăn: Nấu từ những nguyên liệu mà bạn có

#4 Lập kế hoạch bữa ăn: Nấu từ những nguyên liệu mà bạn có

Hãy dùng hàm COPILOT để biến một danh sách nguyên liệu thành 7 gợi ý bữa ăn. Trong prompt, bạn có thể đưa vào cả số lượng nguyên liệu và ghi chú về những đồ dùng thiết yếu trong bếp.

Cách thực hiện:

1. Liệt kê nguyên liệu và số lượng trong một bảng.
2. Viết prompt: “Please give me a list of seven meals based on the following ingredients. If quantity is zero, assume the item is unavailable.”

(Hãy gợi ý cho tôi bảy bữa ăn dựa trên các nguyên liệu sau. Nếu số lượng bằng 0, hãy coi như nguyên liệu đó không có sẵn.)

3. Tham chiếu bảng nguyên liệu làm ngữ cảnh.

Khi số lượng nguyên liệu thay đổi, COPILOT sẽ tự động tính toán lại danh sách bữa ăn. Điều này giúp giải pháp trở nên linh hoạt và thực tế cho việc lên kế hoạch ăn uống hằng tuần.

#5 Tách tên: Xử lý các định dạng phức tạp

#5 Tách tên: Xử lý các định dạng phức tạp

Việc tách họ tên đầy đủ thành danh xưng, họ, tên đệm, và tên từ lâu vốn là một “cơn ác mộng” kinh điển. Hàm COPILOT lại xử lý khá tốt với nhiều định dạng đa dạng.

Cách thực hiện:

• Tham chiếu đến các ô tiêu đề để cho COPILOT biết bạn muốn chia thành những cột nào.
• Thêm quy tắc vào prompt, ví dụ: “If a component doesn't exist, skip that cell.”

(Nếu một thành phần không tồn tại, hãy bỏ trống ô đó.)

• Luôn xem lại kết quả. Vì mô hình ngôn ngữ (LLM) thường suy đoán dựa trên mẫu, nên cần kiểm tra các trường hợp ngoại lệ.

Cách tiếp cận này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi dữ liệu tên có chứa danh xưng, hậu tố, hoặc nhiều tên đệm. COPILOT trong Excel có thể nhận diện các mẫu và sắp xếp từng thành phần vào đúng cột.

#6 Lập kế hoạch du lịch: Tạo lịch trình từ điểm đến và sở thích

#6 Lập kế hoạch du lịch: Tạo lịch trình từ điểm đến và sở thích

Việc lên kế hoạch cho chuyến du lịch trở nên dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần cung cấp cho COPILOT danh sách điểm đến, số ngày, nhu cầu ăn uống, và sở thích.

Cách thực hiện:

1. Tạo các bảng cho điểm dừng, số ngày, sở thích, và khẩu vị ăn uống.
2. Viết prompt: “Please create an itinerary for a road trip based on the following stops and number of days.”

(Hãy tạo một lịch trình cho chuyến đi đường bộ dựa trên các điểm dừng và số ngày sau.)

3. Tham chiếu tất cả các bảng này làm ngữ cảnh để COPILOT có thể đưa ra gợi ý phù hợp.

Kết quả nhận được là một bảng lịch trình theo từng ngày với hoạt động và gợi ý bữa ăn. Điểm đặc biệt là nó hoàn toàn linh động. Khi bạn thay đổi sở thích, COPILOT sẽ tự động cập nhật lại kế hoạch.

#7 Phân loại sao kê ngân hàng: Tự động hoá việc gán chi phí

#7 Phân loại sao kê ngân hàng: Tự động hoá việc gán chi phí

Sao kê ngân hàng thường có mô tả không đồng nhất. Hãy dùng COPILOT để gán hạng mục cho các giao dịch chưa được phân loại. Kết hợp với XLOOKUP và FILTER, bạn có thể xây dựng một quy trình hiệu quả.

Cách thực hiện:

1. Dùng XLOOKUP để ánh xạ (map) những mô tả đã biết vào hạng mục tương ứng.
2. Dùng FILTER kết hợp ISNA để liệt kê các mô tả trả về lỗi (tức là chưa có hạng mục).
3. Đưa các mô tả chưa phân loại này vào COPILOT và yêu cầu nó phân loại theo danh sách hạng mục của bạn.
4. Dán các kết quả đã xác nhận vào bảng ánh xạ hạng mục, sau đó để XLOOKUP tự động tính toán lại.

Phương pháp này giúp giảm đáng kể việc phân loại thủ công, đặc biệt hữu ích cho việc xử lý sao kê ngân hàng hằng tháng.

#8 Phân tích cảm xúc: Chấm điểm đánh giá sản phẩm

#8 Phân tích cảm xúc: Chấm điểm đánh giá sản phẩm

Hàm COPILOT có thể phân tích cảm xúc trong văn bản. Nó trả về kết quả có cấu trúc, ví dụ như xếp hạng 1–5 và gắn nhãn tích cực/tiêu cực.

Cách viết prompt:

1. Tham chiếu đến phạm vi chứa các đánh giá.
2. Đưa thêm một phạm vi nhỏ chứa tiêu đề như “Rating” và “Sentiment” để định hướng cách hiển thị kết quả.
3. Yêu cầu COPILOT trả về cả điểm số và gắn nhãn tích cực hoặc tiêu cực.

Khi kết hợp COPILOT với các công thức Excel đơn giản, bạn có thể hiển thị biểu tượng sao hoặc bảng tóm tắt phục vụ báo cáo. Điều này đặc biệt hữu ích trong quy trình xử lý đánh giá sản phẩm và phản hồi khách hàng.

#9 Lập sơ đồ chỗ ngồi: Sắp xếp bàn dựa trên sở thích

#9 Lập sơ đồ chỗ ngồi: Sắp xếp bàn dựa trên sở thích

Việc phân chỗ ngồi cho các sự kiện là một bài toán tối ưu hoá phức tạp. COPILOT có thể hỗ trợ bằng cách nhóm những người tham dự có sở thích tương tự lại với nhau.

Cách thực hiện:

1. Thu thập phản hồi khảo sát bao gồm sở thích và các ràng buộc của người tham dự.
2. Yêu cầu COPILOT gán số bàn sao cho mọi người được ngồi cùng với những người có cùng sở thích.
3. Sử dụng kết quả để tạo sơ đồ chỗ ngồi in ấn hoặc bảng tên.

Hàm COPILOT không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Nhưng nó mang lại một bản sắp xếp thông minh ban đầu, giúp tiết kiệm đáng kể công sức phân bổ thủ công.

#10 Chuẩn hoá ngày tháng: Đồng bộ nhiều định dạng khác nhau

#10 Chuẩn hoá ngày tháng: Đồng bộ nhiều định dạng khác nhau

Ngày tháng thường xuất hiện với nhiều kiểu định dạng. COPILOT có thể chuẩn hoá chúng về bất kỳ định dạng nào mà bạn chọn.

Cách thực hiện:

1. Trong prompt, chỉ định định dạng ngày mong muốn (ví dụ: yyyy-mm-dd).
2. Tham chiếu đến cột chứa các chuỗi ngày tháng hỗn hợp.
3. Yêu cầu COPILOT trả về ngày tháng đã được chuẩn hoá theo định dạng đã chọn.

Cách này loại bỏ nhu cầu phải viết công thức phức tạp để phân tích chuỗi ngày tháng, đồng thời giúp tăng tốc quá trình phân tích sau đó. Hàm COPILOT cũng có khả năng nhận diện nhiều định dạng ngày tháng khác nhau.

#11 Chuẩn hoá tên công ty: Làm sạch các biến thể thương hiệu

#11 Chuẩn hoá tên công ty: Làm sạch các biến thể thương hiệu

Tên công ty thường xuất hiện với nhiều biến thể khác nhau. COPILOT có thể đề xuất tên chuẩn (canonical name) cho từng biến thể.

Cách thực hiện:

1. Dùng hàm UNIQUE để tạo danh sách duy nhất từ các biến thể tên công ty.
2. Đưa danh sách này vào COPILOT và yêu cầu chuẩn hoá tên.
3. Sử dụng XLOOKUP để ánh xạ tên gốc về các tên đã được chỉnh sửa.

Để tránh việc COPILOT phải xử lý hàng nghìn dòng, hãy chỉ áp dụng trên danh sách giá trị duy nhất. Cách này vừa giúp không vượt quá giới hạn sử dụng, vừa tăng tốc quy trình làm việc.

#12 Trích xuất chi tiết đơn hàng: Phân tích các chuỗi đơn phức tạp

#12 Trích xuất chi tiết đơn hàng: Phân tích các chuỗi đơn phức tạp

Nhiều đơn hàng thường chứa thông tin về sản phẩm, màu sắc, kích thước và số lượng gói gọn trong một ô duy nhất. COPILOT có thể tách chúng thành các cột riêng biệt.

Lợi ích của cách này:

• Giảm thiểu việc phân tích thủ công và hạn chế công thức phức tạp.
• Xử lý chính xác các tên màu hoặc tên sản phẩm nhiều từ.
• Tạo dữ liệu có cấu trúc phục vụ cho phân tích tồn kho và doanh số.

Khi bạn cung cấp tiêu đề cột rõ ràng làm ngữ cảnh, COPILOT sẽ tự động căn chỉnh các giá trị đã tách vào đúng trường dữ liệu.

#13 Phân loại sự cố hỗ trợ: Gán phiếu vào chủ đề

#13 Phân loại sự cố hỗ trợ: Gán phiếu vào chủ đề

Các phiếu hỗ trợ khách hàng thường khá lộn xộn. Hãy dùng COPILOT để gán mỗi phiếu vào một trong các danh mục đã được xác định trước.

Cách thực hiện:

1. Liệt kê các danh mục được phép trong một bảng.
2. Tham chiếu cả phần mô tả phiếu hỗ trợ và danh sách danh mục trong prompt.
3. Yêu cầu COPILOT trả về danh mục phù hợp nhất cho từng phiếu, không tạo thêm danh mục mới.

Cách này giúp tăng tốc quá trình phân loại ban đầu (triage) và tạo ra dữ liệu có thể sử dụng trong bảng điều khiển (dashboard) và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA).

#14 Bản sao ngữ nghĩa: Chuẩn hoá các biến thể sản phẩm

#14 Bản sao ngữ nghĩa: Chuẩn hoá các biến thể sản phẩm

Bản sao ngữ nghĩa là những biến thể khác nhau nhưng mang cùng một ý nghĩa. Ví dụ: “iPhone 15 Pro” và “iPhone 15 – Pro”. COPILOT có thể nhận diện và chuẩn hoá các trường hợp này.

Cách thực hiện:

1. Thu thập tất cả biến thể tên sản phẩm vào một danh sách duy nhất.
2. Yêu cầu COPILOT xác định các bản sao ngữ nghĩa và trả về tên chuẩn cho từng biến thể.
3. Ánh xạ các mục gốc về tên đã chuẩn hoá để phục vụ báo cáo.

Điều này đặc biệt quan trọng khi phân tích sản phẩm phụ thuộc vào tính nhất quán trong cách đặt tên. Hàm COPILOT hiểu được ngữ cảnh và sự khác biệt trong cách biểu đạt của con người.

#15 Rút gọn chức danh công việc

#15 Rút gọn chức danh công việc

Danh sách nhân sự thường bao gồm chức danh dài dòng, kèm theo thông tin về cấp bậc hoặc loại hợp đồng. Hãy dùng COPILOT để trích xuất phần vai trò cốt lõi, từ đó dễ dàng nhóm và đếm số lượng nhân viên.

Cách thực hiện:

1. Viết prompt: “Remove seniority levels and contract type info. Keep only the core role.”

(Hãy bỏ cấp bậc và thông tin loại hợp đồng. Giữ lại duy nhất vai trò chính.)

2. Tham chiếu đến cột chứa chức danh công việc.
3. Trả về một cột chức danh gọn gàng để sử dụng trong pivot table hoặc các công thức group by.

Sau khi làm sạch dữ liệu, bạn có thể nhanh chóng tạo báo cáo tổng số nhân sự theo vai trò. Hàm COPILOT giúp việc nhóm trở nên đơn giản và trực quan.

#16 Làm sạch địa chỉ: Chuẩn hoá theo USPS hoặc định dạng địa phương

#16 Làm sạch địa chỉ: Chuẩn hoá theo USPS hoặc định dạng địa phương

COPILOT có thể chuẩn hoá địa chỉ về định dạng USPS hoặc bất kỳ định dạng địa phương nào bạn muốn.

Cách thực hiện:

• Chỉ định rõ kiểu địa chỉ trong prompt (ví dụ: “USPS with abbreviations”.)

(USPS với dạng viết tắt)

• Tham chiếu đến toàn bộ cột địa chỉ làm ngữ cảnh.
• Yêu cầu COPILOT trả về các thành phần địa chỉ đã chuẩn hoá hoặc một chuỗi địa chỉ được định dạng hoàn chỉnh.

Kết quả có thể được sử dụng để cải thiện geocoding (định vị địa lý), gộp thư (mail merge), và quản lý hậu cần (logistics).

#17 Email tuỳ chỉnh: Gợi ý sản phẩm và soạn thảo nội dung tiếp cận

#17 Email tuỳ chỉnh: Gợi ý sản phẩm và soạn thảo nội dung tiếp cận

Hãy dùng COPILOT để tạo các bản sao email cá nhân hoá. Các gợi ý được xây dựng dựa trên những kết hợp sản phẩm mà khách hàng đã từng mua.

Cách thực hiện:

1. Tạo bảng ghi lại các kết hợp sản phẩm mà khách hàng đã mua.
2. Yêu cầu COPILOT soạn email gợi ý những sản phẩm bổ sung mà khách hàng chưa mua.
3. Dùng các hàm tra cứu để chèn tên khách hàng và lịch sử mua hàng nhằm cá nhân hoá email hàng loạt.

Cách này tạo ra các bản nháp email sẵn sàng cho việc chào hàng. Bạn có thể xem lại, chỉnh sửa cá nhân hoá thêm và gửi đi. COPILOT giúp mở rộng quy mô tiếp cận khách hàng mà vẫn giữ được bối cảnh và tính liên quan.

Nguyên tắc khi sử dụng hàm Copilot

Nguyên tắc khi sử dụng hàm Copilot

Làm việc với hàm COPILOT trong Excel khá đơn giản, nhưng bạn cũng cần tuân theo một vài thực hiện để có kết quả đáng tin cậy và tránh lãng phí lượt sử dụng hàm.

Các lưu ý:

1. Tham chiếu phạm vi (range) thay vì từng ô riêng lẻ khi có thể, để giảm số lượt sử dụng API.
2. Thêm một phạm vi tiêu đề nhỏ làm ngữ cảnh để định hướng nhãn và cấu trúc đầu ra.
3. Thao tác trên danh sách UNIQUE đối với tập dữ liệu lớn để giới hạn xử lý và nằm trong mức cho phép.
4. Xác minh kết quả. Hãy coi đầu ra từ COPILOT như các gợi ý thông minh, nó cũng có thể cần điều chỉnh nhỏ.
5. Giữ prompt ngắn gọn và rõ ràng. Chỉ dẫn càng cụ thể thì kết quả càng chính xác.

Những lưu ý này giúp tiết kiệm quota và cải thiện độ tin cậy. Chúng cũng giúp bạn dễ dàng tích hợp kết quả vào các công thức khác như XLOOKUP, FILTER, và GROUP BY.

Hạn chế và lưu ý

Hạn chế và lưu ý

Tại thời điểm này, hàm COPILOT trong Excel vẫn đang ở giai đoạn beta. Do đó, bạn cần lưu ý một số hạn chế về mức sử dụng và khả năng truy cập.

• Giới hạn sử dụng: Có thể tồn tại giới hạn theo giờ hoặc giới hạn số dòng cho mỗi lần sử dụng.
• Sai sót hợp lý: Các mô hình ngôn ngữ lớn có thể đưa ra kết quả “có vẻ hợp lý” nhưng vẫn sai. Hãy luôn kiểm tra kỹ đầu ra quan trọng.
• Trường hợp phức tạp: Một số tình huống đặc biệt có thể vẫn cần can thiệp thủ công hoặc điều chỉnh prompt.
• Bảo mật: Cân nhắc kỹ khi xử lý dữ liệu nhạy cảm, tùy theo chính sách bảo mật của tổ chức, vì dữ liệu có thể được gửi đến hệ thống bên ngoài.

Lời kết

Lời kết

Hàm COPILOT trong Excel là một công cụ mạnh mẽ dành cho các chuyên gia. Nó giúp biến những công việc thủ công, lộn xộn thành vài dòng nhắc lệnh đơn giản và giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Bạn hãy thử áp dụng với một danh sách duy nhất hoặc một tác vụ làm sạch dữ liệu đơn giản. Học cách xây dựng mẫu prompt, rồi từ từ mở rộng quy mô. Hàm COPILOT trong Excel phát huy hiệu quả nhất khi được sử dụng như một công cụ bổ trợ cho các công thức và quy trình sẵn có.

Ngoài ra, hãy đảm bảo prompt rõ ràng, tham chiếu đúng vùng dữ liệu, và luôn kiểm chứng kết quả đầu ra. Chỉ cần tuân theo những nguyên tắc này, bạn sẽ nhận được kết quả đáng tin cậy. Sau đó, hãy thử áp dụng COPILOT vào những công việc lặp đi lặp lại khó khăn nhất và xem nó có thể làm được gì.

Nếu bạn xây dựng được những mẫu lặp lại có thể tái sử dụng, bạn hoàn toàn có thể kết hợp đầu ra từ COPILOT với các công thức như XLOOKUP, FILTER, và GROUP BY để tạo nên những quy trình tự động hóa và workflow mạnh mẽ.

 

Nguồn: excelcampus.com