Những tính năng Excel quan trọng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

3/11/2025

Hãy làm chủ những tính năng quan trọng của Excel để trở thành người dùng thành thạo, tối ưu hóa quy trình làm việc với tự động hóa, công thức và các công cụ hỗ trợ bởi AI.

 

 

Tải file ví dụ

Excel Power User Checklist.xlsx

Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng Excel của mình, 15 tính năng quan trọng dưới đây sẽ giúp bạn phân tích dữ liệu nhanh hơn, tự động hóa các tác vụ nhàm chán và tạo báo cáo mạnh mẽ một cách dễ dàng.

Dù bạn đang quản lý mô hình tài chính, cơ sở dữ liệu hay dashboard, những công cụ này sẽ thay đổi cách bạn làm việc với Excel. Hãy cùng khám phá ngay!

 

1. Công thức đơn giản

Mọi người dùng Excel đều cần hiểu các công thức cơ bản. Các phép toán đơn giản như cộng, trừ, nhân và chia là nền tảng cho mọi phép tính trong Excel. Bạn có thể nhập một công thức đơn giản như =A1+B1 hoặc sử dụng các hàm có sẵn như SUM để tăng tốc công việc.

Việc thành thạo các công thức đơn giản là bước đầu tiên quan trọng trước khi khám phá các kỹ thuật nâng cao hơn.

 

2. Hàm (Functions)

Hàm là các công thức có sẵn trong Excel, giúp bạn tính toán nhanh chóng và hiệu quả. Việc hiểu rõ các hàm là nền tảng để sử dụng Excel thành thạo. Dưới đây là những hàm quan trọng mà mọi người dùng Excel chuyên nghiệp nên biết:

• SUM, AVERAGE, COUNT – Các hàm cơ bản để tính tổng, trung bình và đếm số lượng.
• MAX & MIN – Xác định giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một tập dữ liệu.
• COUNTIF & SUMIF – Đếm hoặc tính tổng các giá trị dựa trên điều kiện nhất định.

 

3. Kiểu dữ liệu & Định dạng số

Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, bao gồm số, văn bản và giá trị Boolean (TRUE/FALSE). Việc áp dụng đúng định dạng số giúp đảm bảo tính chính xác và dễ đọc của dữ liệu.

Bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 1 để mở cửa sổ Format Cells và tùy chỉnh định dạng số theo nhu cầu. Thành thạo định dạng dữ liệu sẽ giúp bạn trình bày báo cáo chuyên nghiệp và dễ hiểu hơn.

 

4. Bảng Excel (Excel Tables)

Bảng Excel giúp bạn làm việc với dữ liệu dễ dàng hơn bằng cách tự động lọc (filtering), sắp xếp (sorting) và sử dụng tham chiếu có cấu trúc (structured referencing). Khi thêm dữ liệu mới, bảng sẽ mở rộng tự động, đảm bảo các công thức được cập nhật mà không cần chỉnh sửa thủ công.

Ngoài ra, tab Table Design cung cấp các tùy chọn định dạng nhanh, thêm Total Row để tính toán tự động và chèn Slicers để lọc dữ liệu trực quan hơn.

Tuy nhiên, mặc dù bảng Excel rất hữu ích để tổ chức dữ liệu, chúng có thể không phù hợp với tập dữ liệu quá lớn hoặc các ứng dụng VBA phức tạp.

 

5. Định dạng có điều kiện để phân tích nhanh

Conditional Formatting giúp bạn phân tích dữ liệu trực quan bằng cách làm nổi bật các mẫu quan trọng. Dù là xác định giá trị trùng lặp, điểm bất thường hay xu hướng, công cụ này cho phép bạn áp dụng quy tắc định dạng dựa trên giá trị ô.

Bạn có thể dễ dàng làm nổi bật doanh số cao nhất, các khoản thanh toán quá hạn, hoặc các ô đáp ứng điều kiện cụ thể mà không cần phải kiểm tra thủ công từng dòng dữ liệu.

 

6. Lookup Formulas

Người dùng Excel nên thành thạo XLOOKUP, hàm thay thế linh hoạt hơn cho VLOOKUP và HLOOKUP. Với XLOOKUP, bạn có thể tìm kiếm một giá trị trong một cột và trả về kết quả tương ứng từ cột khác mà không cần dữ liệu phải được sắp xếp.

Nếu bạn cần truy xuất nhiều kết quả khớp, hàm FILTER là một công cụ đột phá. Hàm này giúp trích xuất và hiển thị động tất cả các bản ghi phù hợp, rất lý tưởng để xử lý dữ liệu khách hàng, lịch sử đơn hàng và giao dịch tài chính.

 

7. Kiểm tra dữ liệu (Data Validation)

Việc đảm bảo nhập liệu chính xác là rất quan trọng trong Excel. Data Validation cho phép bạn hạn chế giá trị nhập vào, giúp đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu sai sót.

Một trong những ứng dụng phổ biến nhất là tạo danh sách thả xuống (drop-down lists) dựa trên dữ liệu có sẵn. Tính năng này giúp ngăn ngừa lỗi chính tả và đảm bảo tính đồng nhất trong các bộ dữ liệu.

 

8. Tự động hóa quá trình làm sạch dữ liệu với Power Query

Power Query là công cụ tự động hóa dữ liệu tích hợp sẵn trong Excel, giúp bạn làm sạch, chuyển đổi và hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau chỉ với vài cú nhấp chuột.

Thay vì phải chỉnh sửa thủ công các tệp CSV xuất ra mỗi tuần, Power Query cho phép bạn làm mới dữ liệu tự động và áp dụng các bước chuyển đổi đã được định nghĩa sẵn. Đây là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời cho những ai phải xử lý các công việc làm sạch dữ liệu lặp đi lặp lại.

 

9. Pivot Tables

Pivot Tables là một trong những công cụ mạnh mẽ và linh hoạt nhất trong Excel để tóm tắt các bộ dữ liệu lớn. Với tính năng kéo và thả, bạn có thể nhóm, lọc và phân tích dữ liệu nhanh chóng để tạo ra các báo cáo ngay lập tức.

Dù là theo dõi xu hướng doanh số, mức tồn kho hay hiệu suất tài chính, Pivot Tables giúp bạn thu thập thông tin một cách dễ dàng mà không cần phải viết các công thức phức tạp.

 

10. Pivot Charts & Slicers cho báo cáo tương tác

Pivot Charts nâng cấp Pivot Tables lên một tầm cao mới bằng cách hiển thị dữ liệu tóm tắt dưới dạng biểu đồ tương tác. Với Slicers, bạn có thể lọc dữ liệu, giúp việc khám phá các xu hướng quan trọng trở nên dễ dàng hơn.

Kết hợp Pivot Tables, biểu đồ và Slicers có thể tạo ra các bảng điều khiển tương tác (interactive dashboards), cung cấp một cách thức hiệu quả để trình bày thông tin dữ liệu.

 

11. Power Pivot xây dựng mô hình dữ liệu nâng cao

Để tạo báo cáo nâng cao, Power Pivot cho phép người dùng làm việc với tập dữ liệu lớn từ nhiều bảng khác nhau thông qua quan hệ dữ liệu. Nó loại bỏ sự cần thiết của các phép tra cứu thủ công bằng cách tạo ra các mô hình dữ liệu có cấu trúc.

Power Pivot cũng giới thiệu DAX (Data Analysis Expressions), một ngôn ngữ công thức mạnh mẽ được sử dụng để tính toán KPI, biến động và tổng hợp phức tạp.

 

12. Hàm LET

Hàm LET cải thiện hiệu quả công thức bằng cách lưu trữ các giá trị như các biến trong công thức. Thay vì lặp lại cùng một phép tính nhiều lần, LET cho phép bạn định nghĩa các kết quả trung gian và tham chiếu chúng trong toàn bộ công thức.

Cách tiếp cận này giúp tăng khả năng đọc hiểu, nâng cao hiệu suất và dễ dàng khắc phục sự cố, đặc biệt là trong các workbook lớn.

 

13. LAMBDA

LAMBDA cho phép người dùng tạo các hàm tùy chỉnh trong Excel mà không cần sử dụng VBA. Thay vì sao chép một công thức phức tạp nhiều lần, bạn có thể định nghĩa nó một lần và tái sử dụng nó trong toàn bộ workbook.

Tính năng này giúp người dùng xây dựng các phép tính động và có thể tái sử dụng, làm cho các công thức trở nên dễ dàng bảo trì và chia sẻ.

 

14. VBA + Office Scripts

Tự động hóa trong Excel được thực hiện thông qua VBA (Visual Basic for Applications) và Office Scripts.

VBA cho phép người dùng viết macro để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, như tạo báo cáo, làm sạch dữ liệu, hoặc định dạng bảng tính.

Office Scripts, một sự thay thế mới hơn cho Excel trên web, cung cấp giải pháp dựa trên đám mây để tự động hóa quy trình làm việc mà không cần mã hóa truyền thống.

 

15. AI & Copilot trong Excel

Các tính năng AI của Excel đang phát triển nhanh chóng, với Copilot dẫn đầu. Các công cụ AI trong Excel có thể tạo công thức, phân tích dữ liệu, và thậm chí gỡ lỗi mã Python.

Mặc dù AI có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn một cách đáng kể, nhưng quan trọng là phải kiểm tra lại kết quả để đảm bảo tính chính xác.

Ngoài Excel, các trợ lý AI như ChatGPT, Gemini, và Claude có thể hỗ trợ bạn trong việc khắc phục sự cố Excel, lập trình VBA, và viết công thức phức tạp.

 

Nguồn: excelcampus.com