Tạo icon với định dạng có điều kiện trong Excel

3/18/2020

Ý chính: Tìm hiều về kỹ năng áp dụng định dạng có điều kiện vào icon mới trong Excel.

Cấp độ kỹ năng: Trung bình

Icon được định dạng đặc biệt

Đối với task cuối cùng trong việc tạo bảng điều khiển chấm công, chúng ta muốn tạo các icon có thể thay đổi phụ thuộc vào hiệu suất của bộ phận. Đặc biệt, khi một bộ phận vượt quá chỉ tiêu chấm công, một icon hình pháo hoa sẽ thay đổi màu sắc trong icon hình đám mây bão sẽ chuyển sang màu xám.

Và ngược lại, khi bộ phận này không đạt chỉ tiêu, đám mây bão sẽ chuyển màu và pháo hoa sẽ là màu xám.

Chọn icon

Để tìm icon mà bạn muốn, bạn có thể sử dụng cửa sổ Icons mới có tính năng tìm kiếm. Để truy cập vào cửa sổ này, đến tab Insert trên Ribbon. Chọn Illustrations, và sau đó chọn Icons.

Chọn icon bạn muốn chèn. (Bạn có thể chèn nhiều icon cùng một lúc.)

Định dạng hình ảnh của bạn

Chúng ta sẽ thay đổi icon sang hình ảnh bằng cách tạo ra một vài thay đổi cho nó. Bắt đầu bằng việc thay đổi màu sắc của iconsang một màu xám nhạt. Bạn có thể làm điều này bằng cách chọn Graphics Fill trong tab Graphics Format trên Ribbon.

Tiếp theo, chèn một hình vuông màu trắng, đây sẽ là background icon của bạn. Bạn có thể chèn hình vuông này bằng cách di chuyển đến tab Insert trên Ribbon, chọn Illustrations, và chọn Shapes. Bạn sẽ có một menu các hình dạng để chọn, và bạn có thể chọn một hình chữ nhật.

Vẽ hình vuông xung quanh icon và thay đổi Shape Fill sang màu trắng. Thay đổi Shape Outline sang No Outline. Sau đó click chuột phải vào hình dạng và chọn Send to Back từ menu vừa xuất hiện. Nó sẽ đặt một background trắng sau icon của bạn.

Với hình dạng background được chọn, giữ phím Ctrl  trên bàn phím và chọn icon. Sau đó click chuột phải và chọn Group để nhóm 2 hình này với nhau.

Sao chép nhóm hình mới này và dán nó bất kỳ chỗ nào trong sheet. Nhưng đừng dán theo cách thông thường. Click chuột phải và chọn Paste Options, sau đó chọn Picture.   

Với hình ảnh mới được chọn, di chuyển đến tab Picture Format trên Ribbon và chọn Color. Gần cuối menu là Set Transparent Color.

Điều này sẽ thay đổi con trỏ chuột vì thế bất kỳ khi nào bạn click tiếp theo sẽ transparent fill. Nói cách khác, nó sẽ thành trong suốt thay vì được tô màu.

Bạn sẽ muốn lặp lại tất cả các định dạng đó cho icon thứ hai.

Định dạng có điều kiện

Bây giờ chúng ta đã có icon như bạn có thể thấy, chúng ta sẽ cài đặt chúng trong những ô cụ thể mà chúng ta có thể tham chiếu trong định dạng có điều kiện.

Từ tab Home, bạn có thể chọn Conditional Formatting và chọn Manage Rules. Kéo lên Conditional Formatting Rules Manager. Chúng ta đã cài đặt rule cho cả 2 ô có icon.

Một trong những rule chuyển đám mây bão sang màu xanh nhạt dần nếu số lượng nhân viên đi làm thực tế thấp hơn số lượng chỉ tiêu. Một rule khác sẽ chuyển hình pháo hoa sang màu cam nhạt dần nếu số lượng thực tế cao hơn chỉ tiêu. Nếu các điều kiện không thỏa để định dạng chúng bằng những cách này, màu sắc của icon sẽ sang màu xám nhạt.

Chúng ta đã tạo các rule định dạng có điều kiện cho 2 ô đó, chúng ta có thể sao chép và dán chúng vào sheet Dashboard. Khi dán, chúng ta muốn Paste Special như một Linked Picture.

Thêm các hộp văn bản

Cuối cùng, chúng ta sẽ thêm các hộp văn bản, bên dưới mỗi icon, chúng cũng có điều kiện. Những hộp văn bản sẽ hiển thị một số hoặc giữ khoảng trắng phụ thuộc vào việc nếu trung bình của bộ phận này cao hơn hoặc thấp hơn tiêu chuẩn chung. Bởi vì những hộp văn bản này được liên kết với ô trong sheet Calc có công thức IF.

Thêm các hộp văn bản được thực hiện một cách dễ dàng. Chỉ cần và tab Insert trên Ribbon và click vào Text, và chọn Text Box. Sau đó bạn có thể vẽ hộp văn bản vào worksheet bằng chuột.

Để liên kết với hộp văn bản, chỉ cần click vào nó, nhập dấu bằng (=) vào thanh công thức, và chọn ô trong sheet Calc mà bạn muốn liên kết với nó. Bạn có thể định dạng hộp văn bản mà bạn thích.

Nguồn: Excel Campus