Tạo quy trình từ template có sẵn trong Power Automate

4/27/2022

Tạo quy trình từ template có sẵn trong Power Automate

Với hàng trăm kích hoạt (triggers), hành động và kết nối, đôi khi phần khó nhất về Power Automate có thể là tìm ra nơi bắt đầu. Có vô số mẫu quy trình có sẵn để giúp bạn xây dựng một giải pháp. Để xem tất cả các mẫu có sẵn, bạn có thể đăng nhập vào Power Automate và chọn Template từ menu bên trái.

Từ đây, bạn có thể tìm kiếm bằng một từ hoặc cụm từ cụ thể như "Dataverse" hoặc bạn có thể duyệt dựa trên danh mục.

Nếu bạn nhấp vào một mẫu cụ thể, bạn sẽ thấy chi tiết về mẫu bao gồm các nguồn dữ liệu mà nó sẽ kết nối.

Bạn có thể chọn một mẫu và mở rộng nó để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Tạo quy trình để lưu email attachments vào OneDrive for Business

Có thể mất thời gian để tìm kiếm tệp đính kèm thông qua email tại Contoso Manufacturing. Để giảm bớt thời gian tìm kiếm, bạn có thể xây dựng một quy trình lưu trữ tất cả các tệp đính kèm email vào một thư mục trên tài khoản Microsoft OneDrive for Business của mình. Rất may, có một mẫu để giúp bạn bắt đầu.

1. Từ danh sách Templates, tìm kiếm "Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business" và chọn để sử dụng.

2. Chọn Create Flow để bắt đầu tạo quy trình. 

Save Office 365 email attachments to OneDrive for Business là một trong những mẫu có sẵn, tại đây bạn có thể trả lời các câu hỏi cần thiết để xây dựng quy trình, mà không phải viết code.

Bạn sẽ được yêu cầu cung cấp thông tin đăng nhập cho các dịch vụ Microsoft Office 365 Outlook và Microsoft OneDrive for Business. Nếu bạn thường xuyên sử dụng cả hai dịch vụ, bạn sẽ được đăng nhập.

• Quy trình kết nối với email công việc của bạn để nhận bất kỳ tệp đính kèm nào.
• Quy trình sẽ tạo một thư mục trên tài khoản OneDrive for Business để tự động đặt mọi tệp đính kèm được gửi đến địa chỉ email công việc của bạn vào thư mục đó.

Quy trình đã được tạo, bạn có thể bấm Edit (Chỉnh sửa) để xem chi tiết về những gì đã được tạo.

Từ công cụ xây dựng quy trình, bây giờ bạn có thể nhấp qua kích hoạt và các hành động để xem quy trình này được xây dựng như thế nào. Như bạn có thể thấy, không có mã và mọi thứ đều có thể truy cập để tùy chỉnh hoặc mở rộng để đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của bạn. Ví dụ: có thể thử cấu hình quy trình chỉ để xử lý email từ sếp của bạn. Dưới đây là gợi ý: Nhấp vào “Show advanced options” (Hiển thị các tùy chọn nâng cao) cho kích hoạt On new email.

Các khái niệm quan trọng trong Microsoft Power Automate

Hãy ghi nhớ những khái niệm này khi xây dựng quy trình:

• Mỗi quy trình có hai phần chính: một trigger (kích hoạt), và một hoặc nhiều hành động.
• Bạn có thể nghĩ về kích hoạt như là hành động bắt đầu cho quy trình. Kích hoạt có thể là một cái gì đó giống như một email mới đến trong hộp thư đến hoặc một mục mới được thêm vào danh sách SharePoint.
• Hành động là những gì bạn muốn xảy ra khi một kích hoạt được gọi. Ví dụ: kích hoạt email mới sẽ bắt đầu hành động tạo tệp mới trên OneDrive for Business. Các ví dụ khác về hành động bao gồm gửi email, đăng tweet và bắt đầu phê duyệt.

Một số ví dụ về các loại hành động bạn có thể có trong một quy trình bao gồm:

• Loops – Chạy một hành động cho đến khi các điều kiện được đáp ứng để di chuyển đến bước tiếp theo của quy trình.
• Switch – Xác định một trường hợp duy nhất để thực hiện dựa trên đánh giá đầu vào
• Do Until – Thực hiện một khối hành động cho đến khi một điều kiện được chỉ định đánh giá là đúng
• Apply to each – Thực thi một khối hành động cho mỗi mục trong mảng nhập
• Expressions - định nghĩa cơ bản mô tả logic thực tế chạy trong quy trình có thể được viết thủ công.

Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác dữ liệu trong luồng của mình, chẳng hạn như Soạn thảo, Tạo bảng CSV, Gia nhập hoặc Chọn. Những khái niệm này sẽ phát huy tác dụng sau này khi bạn xây dựng quy trình của riêng mình từ đầu.

Kích hoạt hoặc chạy Quy trình trong Automate

Với Power Automate, bạn không nghĩ đến việc chạy một quy trình giống như cách bạn làm với việc chạy ứng dụng Power Apps. Thay vào đó, bạn thực hiện hoạt động kích hoạt quy trình để chạy. Trong trường hợp của quy trình trước đó, thay vì định kỳ chạy theo cách thủ công, nó sẽ tự động chạy mỗi khi nhận được email mới với tệp đính kèm. Điều này là do quy trình có kích hoạt xác định khi nào nó nên chạy.

Khi xác định kích hoạt, có một vài loại khác nhau:

• Khi có dữ liệu thay đổi: Đây là những kích hoạt chạy khi dữ liệu được thay đổi. Nó có thể là một mục mới được tạo trong SharePoint, một khách hàng tiềm năng được cập nhật trong Dynamics hoặc khi một sự kiện đã bị xóa khỏi Outlook chẳng hạn. Quy trình trước đó là một ví dụ về một quy trình chạy khi có dữ liệu thay đổi.
• Theo lịch trình: Bạn có thể thiết lập một quy trình được kích hoạt tại một thời điểm nhất định trong ngày. Điều này cho phép các quy trình như kiểm tra mỗi ngày vào lúc 8 giờ sáng để xem liệu có gia hạn tài khoản đang chờ xử lý hay không và nếu có, gửi email cho những người cần thiết.
• Trên một nút nhấn: Kích hoạt này hình thành theo nhiều cách. Điều này có thể là khi một nút ảo trên quy trình được chạy qua ứng dụng di động hoặc một nút vật lý được nhấp vào với các tùy chọn của bên thứ 3 hoặc thậm chí khi một nút được nhấn vào bên trong Power Apps. Điều này cung cấp cho bạn và / hoặc người dùng quyền kiểm soát để "chạy" một quy trình theo yêu cầu.