Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn trong Outlook

8/12/2020

Tương tự như khi có trợ lý giúp bạn quản lý thư viết tay nhận được, người khác, gọi là đại diện, có thể nhận và trả lời email, các yêu cầu họp và phúc đáp thay mặt bạn. Bạn cũng có thể cấp thêm quyền cho người đại diện để đọc, tạo hoặc thay đổi các mục trong hộp thư Microsoft Exchange Server của mình.

Ghi chú: Yêu cầu cần có Microsoft Exchange Server account

Nội dung bài viết bao gồm:

• Delegate Access (truy cập đại diện) sẽ làm những gì?
• Đặt ai đó làm Delegate Access (truy cập đại diện)
• Thay đổi quyền cho Delegate Access (truy cập đại diện)
• Thay đổi delegate access cho các mục riêng tư

 

 

 

Truy cập Đại diện sẽ làm những gì?

Truy cập Đại diện làm nhiều việc hơn là chỉ chia sẻ truy nhập vào thư mục của bạn. Người đại diện được cấp thêm các quyền khác, chẳng hạn như thay mặt bạn tạo email hay hồi đáp những yêu cầu họp. Hãy xem Quản lý thư và lịch của người khác để tìm hiểu làm cách nào mà người đại diện có thể thực hiện những tác vụ này.

Là người cấp quyền, bạn sẽ xác định mức độ truy nhập mà người đại diện có đối với các thư mục của mình. Bạn có thể cấp quyền cho người đại diện để đọc các mục trong thư mục của mình hoặc để đọc, tạo, thay đổi và xóa bỏ các mục. Theo mặc định, khi bạn thêm người đại diện, thì người đại diện đó có quyền truy nhập đầy đủ vào thư mục Calendar và Tasks của bạn. Người đại diện cũng có thể trả lời yêu cầu họp thay mặt bạn.

Người truy cập đại diện có các quyền nào?

• Reviewer        Với quyền này, người đại diện có thể đọc các mục trong thư mục của bạn.
• Author            Với quyền này, người đại diện có thể đọc và tạo các mục, cũng như thay đổi và xóa bỏ những mục mà họ tạo. Ví dụ, người đại diện có thể tạo task và meeting trong thư mục Task hoặc Calendar , rồi gửi mục đó thay mặt bạn.
• Editor              Với quyền này, người đại diện có thể làm mọi thứ mà Tác giả có quyền làm và ngoài ra, họ còn có thể thay đổi và xóa bỏ những mục mà bạn đã tạo.

 

 

 

Đặt ai đó làm đại diện của tôi

Người đại diện tự động nhận được quyền Send on Behalf. Theo mặc định, người đại diện chỉ có thể đọc meeting và các phản hồi của bạn. Người đại diện không được cấp quyền để đọc các thư khác trong Inbox - Hộp thư đến của bạn.

1. Bấm tab File.
2. Bấm Account Settings, rồi bấm Delegate Access.
3. Bấm Add.

Nếu không xuất hiện Add, thì có thể là không tồn tại kết nối giữa Outlook và Exchange. Thanh trạng thái Outlook hiển thị trạng thái kết nối.

4. Hãy nhập tên người mà bạn muốn chỉ định làm người đại diện của mình hoặc tìm kiếm rồi bấm vào tên trong danh sách kết quả tìm kiếm.

Lưu ý: Người đại diện phải là người trong Exchange Global Address List (GAL) thuộc tổ chức của bạn.

5. Bấm Add > OK.
6. Trong hộp thoại Delegate Permissions, bạn có thể chấp nhận các cài đặt mặc định hoặc chọn tùy chỉnh cho các thư mục Exchange.

Nếu người đại diện chỉ cần quyền để xử lý các meeting request và phúc đáp, thì thiết đặt quyền mặc định là Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me. Bạn có thể để thiết đặt quyền Inbox là None. Meeting request và phúc đáp sẽ đi thẳng đến Inbox của người đại diện.

Lưu ý: Theo mặc định, người đại diện được cấp quyền Editor (can read, create, and modify items)đối với thư mục Calendar của bạn. Khi người đại diện trả lời cuộc họp thay mặt bạn, cuộc họp đó sẽ được tự động thêm vào thư mục Calendar của bạn.

7. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Automatically send a message to delegate summarizing these permissions.
8. Nếu muốn người truy cập đại diện thấy các thư mục cá nhân, bạn hãy chọn hộp kiểm Delegate can see my private items.

Quan trọng: Thiết đặt này ảnh hưởng tất cả các thư mục Exchange. Những thư mục này bao gồm tất cả các thư mục Mail, Contacts, Calendar, Tasks, Notes, và Journal. Không có cách nào để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư chỉ trong những thư mục đã xác định.

9. Bấm OK.

Lưu ý: 

• • Những thư được gửi với quyền Send on Behalf sẽ có cả tên của bạn và tên người đại diện kế bên From. Khi gửi thư với quyền Send As, thì chỉ tên bạn xuất hiện.
  • Sau khi bạn thêm ai đó làm đại diện, họ có thể thêm hộp thư Exchange của bạn vào hồ sơ Outlook của họ. Để được hướng dẫn, hãy xem quản lý lịch và hộp thư của người khác.

 

 

 

 

Thay đổi quyền cho người đại diện

1. Bấm tab File.
2. Bấm Account Settings, rồi bấm Delegate Access.
3. Bấm vào tên người đại diện mà bạn muốn thay đổi quyền cho người đó, rồi bấm Permissions.

Lưu ý: Nếu bạn muốn loại bỏ tất cả các quyền Truy cập Đại diện, thì bạn đừng bấm Permissions mà thay vào đó, hãy bấm Remove và bỏ qua các bước còn lại.

4. Thay đổi quyền cho bất kỳ thư mục Outlook nào mà người đại diện có quyền truy nhập.
5. Để gửi thư thông báo cho người đại diện về quyền đã thay đổi, bạn hãy chọn hộp kiểm Automatically send a message to delegate summarizing these permissions.

Lưu ý: Nếu bạn muốn bản sao của những yêu cầu họp và phúc đáp mà bạn nhận được sẽ được gửi đến người đại diện, hãy bảo đảm người đại diện đó được cấp quyền Editor (can read, create, and modify items) đối với thư mục Calendar của bạn, rồi chọn hộp kiểm Delegate receives copies of meeting-related messages sent to me .

 

 

 

Thay đổi truy nhập đại diện cho các mục riêng tư

Nếu bạn đã cấp quyền cho người đại diện sao cho họ có thể truy nhập thư mục Outlook của bạn, bạn có thể ẩn thông tin cá nhân trong các cuộc hẹn, cuộc họp, tác vụ và liên hệ. Hãy mở từng mục cá nhân, sau đó trong nhóm Tags, hãy bấm Private.

Để cấp quyền truy nhập vào các mục riêng tư, bạn hãy làm như sau:

1. Bấm tab File.
2. Bấm Account Settings > Delegate Access.
3. Bấm vào tên của người đại diện mà bạn muốn thay đổi truy quyền cập đối với cuộc hẹn riêng tư của bạn, rồi bấm Permissions.
4. Chọn hộp kiểm Delegate can see my private items.

Quan trọng: Bạn không nên dựa vào tính năng Private để ngăn người khác truy nhập vào chi tiết của appointments, contacts, hoặc tasks. Để bảo đảm người khác không đọc được các mục bạn đã đánh dấu là riêng tư, bạn đừng cấp cho họ Reviewer (can read items)  đối với thư mục Calendar, Contacts, hoặc Tasks của bạn.

 

Nguồn: Microsoft