Quản lý hộp thư và calendar của người khác trong Outlook

8/13/2020

Có hai cách để làm việc với thư mục Outlook của người khác — chia sẻ thư mục và ủy quyền cho ai đó hành động thay bạn.

Lưu ý: Yêu cầu tài khoản Microsoft 365 cho doanh nghiệp hoặc tài khoản khác trên nền tảng Exchange.

Chia sẻ thư mục cho phép những người khác truy nhập vào một hoặc nhiều thư mục. Tuy nhiên, nó không bao gồm quyền để họ hành động thay cho bạn. Ví dụ: một người có thể truy nhập thư mục của bạn sẽ không thể trả lời email hay yêu cầu cuộc họp dành cho bạn.

Bằng cách sử dụng Delegate Access , bạn có thể cung cấp cho người khác quyền để hành động thay cho bạn. Ví dụ, bạn có thể có một trợ lý mà bạn muốn người đó tạo và phản hồi yêu cầu cuộc họp cho bạn. Một số trợ lý cũng có thể quản lý Inbox và gửi email thay mặt cho người đó.

Lưu ý: Các quy trình trong bài viết này giả định rằng bạn đã cấp cho người khác quyền Truy nhập Đại diện. Để biết thêm thông tin về truy nhập đại diện, hãy xem mục Cho phép người khác quản lý thư và lịch của bạn.

Nội dung bài viết bao gồm:

Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn

Mở thư mục của người khác

Gửi hoặc trả lời yêu cầu cuộc họp cho người khác

Tạo hoặc trả lời email nhân danh người khác

Gửi email thay mặt cho một nhóm

Lưu mục đã gửi trong thư mục Sent items của người khác

 

 

Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn

Nếu bạn thường xuyên làm việc với thư mục Exchange của người khác, có lẽ bạn sẽ muốn thêm hộp thư Exchange của người đó vào hồ sơ Outlook của mình. Thực hiện điều đó sẽ tự động mở hộp thư đến của người khác mỗi lần bạn mở Outlook. Hộp thư khác sẽ xuất hiện trong Ngăn Thư mục bên dưới thư mục hộp thư Exchange của bạn.

Lưu ý: Người đang chia sẻ hộp thư phải cấp phép cho bạn quyền Folder visible trên thư mục gốc của hộp thư Exchange.

Hướng dẫn cấp quyền Folder visible 

Là người quản lý (người chủ của tài khoản gốc), hãy làm như sau trong Outlook:

1. Bấm phải chuột vào thư mục gốc của hộp thư Exchange, và bấm Folder Permissions.
2. Bấm tên của người đại diện.
3. Dưới Permissions, trong Other, hãy chọn hộp kiểm Folder visible.
4. Bấm OK.

Là người đại diện (người được ủy quyền truy cập), hãy thực hiện như sau trong Outlook:

1. Hãy bấm File > Account Settings > Account Settings.

2. Trên tab Email trong danh sách, bấm Exchange account type > Change > More Settings
3. Trên tab Advanced > Open these additional mailboxes > Thêm, rồi nhập tên hộp thư của người có hộp thư bạn muốn thêm vào hồ sơ người dùng của bạn. Nếu bạn không biết tên hộp thư, hãy hỏi người đã cấp phép Delegate Access permissions cho bạn chưa.

 

 

Mở thư mục của người khác

1. Bấm File > Open & Export > Other User's Folder.

Mẹo:  để không phải lặp lại bước này nhiều lần hãy xem hướng dẫn Thêm hộp thư của người khác vào hồ sơ của bạn có trong bài viết này.

2. Trong hộp Name, nhập tên của người đã cấp phép cho bạn truy nhập hoặc bấm Name để chọn từ danh sách.
3. Trong danh sách Folder type, bạn bấm thư mục muốn mở.

 

 

Gửi hoặc trả lời yêu cầu cuộc họp cho người khác

Để cấp đủ quyền cho người đại diện để chấp nhận yêu cầu cuộc họp dành cho quản lý, người quản lý phải làm như sau:

1. Bấm File > Account Settings > Delegate Access.
2. Bấm Add rồi nhập hoặc chọn, tên của người được ủy quyền, và bấm Add.
3. Thực hiện một trong những thao tác sau:
   • Trong hộp thoại Delegate Permissions, hãy cấp cho người đại diện quyền Editor (can read, create, and change items) trong thư mục Calendar của người quản lý.
   • Bấm OK để đóng hộp thoại, rồi chọn hộp kiểm tại My delegates only, but send a copy of meeting requests and responses to me hoặc My delegates only.

Để phản hồi yêu cầu cuộc họp

1. Hãy mở Inbox của người khác nếu yêu cầu cuộc họp của họ không được gửi trực tiếp đến bạn.
2. Mở yêu cầu cuộc họp.
3. Bấm Accept, Tentative, hoặc Decline.

Để gửi yêu cầu cuộc họp

1. Hãy mở lịch của người khác.
2. Trên tab Home, trong nhóm New, bấm New Meeting.
3. Nhập người tham dự, chủ đề, địa điểm và thời gian bắt đầu cũng như kết thúc, như bạn thường làm.

 

 

Tạo hoặc trả lời email nhân danh người khác

1. Trong Mail > Home > New Email.

2. Trên tab Options, trong nhóm Show Fields , hãy bấm From.
3. Trong hộp From, hãy nhập tên của người mà bạn đang nhân danh họ để gửi thư. Để chọn tên từ danh sách trong Address Book, hãy bấm From.
4. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

Để trả lời email

1. Trong hộp thư của người khác, hãy chọn thư bạn muốn trả lời nhân danh quản lý của bạn.
2. Bấm Home (Nếu bạn đã mở thư, hãy bấm Message), sau đó bấm Reply, Reply All hoặc Forward

3. Trên tab Options > Show Fields > nhấn From.
4. Trong hộp From, nhập tên của người quản lý. Để chọn tên từ danh sách trong Address Book, bạn bấm From. Nếu bạn không thấy nút và hộp From, hãy bấm Options > From.
5. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

 

 

Gửi email thay mặt cho một nhóm

Nếu bạn đã được gán quyền Gửi Thay cho một nhóm trong Address Book của tổ chức của mình, bạn có thể gửi email và nó sẽ xuất hiện như email được gửi từ nhóm đó.

1. Trong Mail > Home > New Email.

2. Trên tab Options > Show Fields > nhấn From.
3. Trong hộp From, nhập tên của người quản lý. Để chọn tên từ danh sách trong Address Book, bạn bấm From. Nếu bạn không thấy nút và hộp From, hãy bấm Options > From.
4. Thêm người nhận, chủ đề và nội dung của thư như bạn thường làm.

 

 

Lưu mục đã gửi trong Sent Items người khác

Khi người đại diện gửi email và yêu cầu cuộc họp nhân danh quản lý thì bản sao của mỗi mục được lưu trong thư mục Sent Items của người đại diện.

Một cách khác là người quản lý có thể cấp phép cho thư mục Sent Items  của họ cho người đại diện. Sau đó, người đại diện có thể di chuyển hoặc sao chép từ thư mục Sent Items của chính họ đến thư mục Sent Items của người quản lý.

Người quản lý nên làm như sau:

1. Trong Folder Pane, hãy bấm phải chuột vào thư mục Sent items.
2. Bấm Properties.
3. Trên tab Permissions, hãy bấm vào tên của người đại diện.
4. Dưới Permissions, trong danh sách Permission level, bấm Editor (can read, create, and change items).
5. Bấm OK.

Nếu bạn đã thêm hộp thư của người quản lý vào hồ sơ của mình, thư mục Sent Items của người quản lý sẽ hiển thị trong Folder Pane của người đại diện, bên dưới Mailbox - manager

Nguồn: Microsoft