Chuyển đổi dữ liệu tự động với tính năng mới của Excel

8/1/2022

Tính năng mới 

Microsoft gọi đây là Automatic Data Conversion và họ đang thử nghiệm một số tùy chọn cài đặt mới cho phép bạn tắt tùy chọn đó cho ba loại mục nhập: số có số 0 ở đầu, dãy số dài và ký hiệu.

Các tùy chọn này hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm, nhưng khi bạn có quyền truy cập vào chúng, bạn sẽ tìm thấy trong phần Advanced của cửa sổ Excel Options bên dưới tiêu đề Automatic Data Transformation.

1. Số 0 đầu hàng

Tùy chọn đầu tiên để tắt chuyển đổi dữ liệu tự động dành cho các trường hợp có các số 0 ở đầu trong số của bạn. Theo mặc định, Excel sẽ tự động loại bỏ bất kỳ số 0 thừa nào trước một số. Nhưng có thể có những trường hợp bạn muốn ẩn các số 0, chẳng hạn như với các mã zip New York.

Để tắt tính năng tự động loại bỏ các số không ở đầu, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn đó trên cửa sổ Excel Options.

2. Dãy số dài

Khi bạn có một số trên 15 chữ số, Excel sẽ tự động làm tròn số và chuyển nó thành ký hiệu. Bằng cách bỏ chọn hộp trên cửa sổ tùy chọn Excel, bạn có thể tắt tính năng tự động hóa đó.

3. Ký hiệu

Trường hợp cuối cùng áp dụng khi bạn đã nhập dữ liệu có chữ E được đặt ở cuối trong một chuỗi chữ số. Excel nghĩ rằng bạn đang cố gắng chỉ ra một ký hiệu và nó sẽ chuyển đổi nó để xuất hiện theo cách đó. Tuy nhiên, đôi khi bạn có thể không muốn chuyển đổi tự động đó. (Ví dụ: bạn có thể chỉ đang nhập một số kiểu máy có chữ E ở cuối.) Để tắt tính năng tự động hóa đó, bạn có thể bỏ chọn hộp cho điều đó trên cửa sổ Excel Options

Một điều cần lưu ý là định dạng ký hiệu khoa học được ưu tiên hơn cài đặt chuyển đổi, vì vậy nếu nó đã có sẵn khi bạn thay đổi cài đặt, bạn sẽ phải quay lại và điều chỉnh định dạng ô cho các ô được đề cập.

Các cách ngăn chặn chuyển đổi dữ liệu hiện tại

Bạn có thể tự hỏi, liệu có giải pháp nào thay thế hiện tại cho Automatic Data Conversion khi bạn chưa có các tính năng thử nghiệm này hay không? Hiện tại, để ngăn Excel tự động chuyển đổi một số sang định dạng bạn không muốn, bạn cần thay đổi định dạng từ số thành văn bản. Dữ liệu được nhập ở định dạng văn bản sẽ xuất hiện chính xác như cách bạn nhập. Có hai cách để thay đổi định dạng từ số thành văn bản.

1. Thay đổi định dạng ô

Với phạm vi ô mong muốn của bạn đã được chọn, hãy chuyển đến Home. Trong phần Number, bạn có thể chọn Text trong menu định dạng thả xuống.

Lưu ý: Là chuyển đổi định dạng TRƯỚC khi nhập giá trị.

2. Sử dụng Apostrophe

Tùy chọn khác là chỉ cần nhập một dấu nháy đơn (') trước mục nhập của bạn. Điều này yêu cầu Excel lưu trữ dữ liệu dưới dạng văn bản. Dấu nháy đơn mà bạn nhập sẽ không được hiển thị trong ô, nhưng bạn có thể thấy nó trong thanh công thức.

Bạn sẽ nhận thấy hình tam giác nhỏ màu xanh lục ở góc của ô cảnh báo bạn rằng giá trị bạn đã nhập đang được lưu trữ dưới dạng văn bản.

Mở tệp .CSV

Các tùy chọn đã đề cập này cũng áp dụng khi bạn mở tệp .CSV. Tuy nhiên, cũng có một tùy chọn mà bạn có thể kiểm tra để nhận được cảnh báo về việc chuyển đổi dữ liệu khi bạn mở tệp .CSV. Đây là một tính năng hữu ích.

Nguồn: https://www.excelcampus.com

Khóa học Microsoft Excel