Tự động gửi email từ danh sách Excel bằng Power Automate

3/17/2026

Tự động gửi email từ danh sách Excel bằng Power Automate

Trong công việc văn phòng, nhiều người phải gửi email cho hàng chục hoặc hàng trăm khách hàng mỗi ngày. Nếu gửi thủ công từng email, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót như gửi nhầm nội dung hoặc quên người nhận.

Một giải pháp hiệu quả là tự động gửi email từ danh sách Excel bằng Power Automate. Công cụ này của Microsoft giúp tạo các quy trình tự động, giúp bạn gửi email hàng loạt nhanh chóng và chính xác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách hoạt động của giải pháp này và cách áp dụng trong công việc.

Power Automate là gì?

Power Automate là một công cụ trong hệ sinh thái Microsoft Power Platform. Công cụ này cho phép người dùng tạo các workflow (quy trình tự động) để kết nối nhiều ứng dụng với nhau.

Ví dụ Power Automate có thể:

• tự động gửi email
• tự động lưu file từ email
• tự động nhập dữ liệu
• tự động gửi thông báo trên Microsoft Teams

Nhờ đó, các công việc lặp đi lặp lại trong văn phòng có thể được tự động hóa.

 

Ví dụ bài toán thực tế

Giả sử bạn có một danh sách khách hàng trong Excel như sau:

Tên	Email	Nội dung
Nguyễn An	an@email.com	Thông báo chương trình mới
Trần Bình	binh@email.com	Thông báo chương trình mới
Lê Cường	cuong@email.com	Thông báo chương trình mới

Nếu gửi email thủ công, bạn phải:

1. mở Outlook
2. copy email khách hàng
3. nhập nội dung
4. gửi từng email

Nếu danh sách có 100 người, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian.

Với Power Automate, hệ thống có thể:

1. đọc dữ liệu từ Excel
2. lấy email từng người
3. tự động gửi email

Toàn bộ quá trình diễn ra tự động chỉ trong vài phút.

 

Cách tự động gửi email từ Excel bằng Power Automate

Quy trình cơ bản thường gồm các bước sau.

Bước 1: Chuẩn bị file Excel

File Excel cần có:

• danh sách người nhận
• địa chỉ email
• nội dung cần gửi

Excel nên được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint để Power Automate có thể truy cập.

Bước 2: Tạo Flow trong Power Automate

Truy cập Power Automate và tạo một Cloud Flow mới.

Flow sẽ có cấu trúc như sau:

Trigger → Đọc dữ liệu Excel → Gửi email

Bước 3: Lấy dữ liệu từ bảng Excel

Power Automate có thể đọc dữ liệu từ Excel Table.

Mỗi dòng dữ liệu trong bảng sẽ tương ứng với một email được gửi.

Bước 4: Gửi email tự động

Sau khi lấy dữ liệu, Power Automate sẽ sử dụng Outlook connector để gửi email.

Email có thể bao gồm:

• tên người nhận
• nội dung cá nhân hóa
• file đính kèm

Ví dụ:

Chào anh/chị {Tên},
Chúng tôi xin gửi thông tin chương trình mới của công ty.

Power Automate sẽ tự thay {Tên} theo từng dòng trong Excel.

Lợi ích của việc tự động gửi email

Sử dụng Power Automate để gửi email từ Excel mang lại nhiều lợi ích:

Tiết kiệm thời gian

Thay vì gửi từng email, bạn chỉ cần chạy workflow một lần.

Giảm sai sót

Hệ thống tự động lấy dữ liệu nên hạn chế nhầm lẫn.

Gửi email số lượng lớn

Có thể gửi cho hàng trăm người trong thời gian ngắn.

Cá nhân hóa nội dung

Email có thể tự động chèn tên khách hàng.

Những ứng dụng phổ biến trong doanh nghiệp

Tự động gửi email từ Excel thường được sử dụng trong các trường hợp:

• gửi thông báo cho khách hàng
• gửi báo cáo cho quản lý
• gửi thông tin chương trình khuyến mãi
• gửi thông báo nội bộ

Đây là một trong những ứng dụng phổ biến nhất của Power Automate trong doanh nghiệp.

Khi nào nên dùng Power Automate thay vì gửi email thủ công?

Bạn nên áp dụng giải pháp này khi:

• danh sách email lớn
• nội dung email giống nhau
• phải gửi email định kỳ
• muốn giảm công việc lặp lại

Trong nhiều doanh nghiệp, việc tự động hóa email giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.

Học Power Automate để tự động hóa công việc

Power Automate là một công cụ mạnh giúp tự động hóa nhiều quy trình trong doanh nghiệp, không chỉ gửi email mà còn có thể:

• tự động xử lý dữ liệu
• tự động nhập liệu
• xây dựng workflow phê duyệt
• tích hợp nhiều hệ thống khác nhau

Nếu bạn muốn học cách xây dựng các quy trình tự động này, bạn có thể tham khảo khóa học Power Automate tại Tanducits.

Khóa học giúp bạn:

• hiểu cách xây dựng workflow
• áp dụng Power Automate vào công việc thực tế
• tự động hóa nhiều quy trình trong doanh nghiệp

Kết luận

Tự động gửi email từ danh sách Excel bằng Power Automate là một giải pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả. Chỉ cần thiết lập workflow một lần, bạn có thể gửi email cho nhiều người một cách nhanh chóng và chính xác.

Đây cũng là một trong những bước đầu để tự động hóa các công việc văn phòng, giúp tăng hiệu quả làm việc và giảm các thao tác thủ công.

Tham khảo khóa học:
Microsoft Power Automate